Salah satu kunci keberhasilan suatu perusahaan adalah bergantung pada kinerja sumber daya manusia yang secara langsung atau tidak langsung memberi kontribusi pada perusahaan, yang meliputi pemangku kepentingan eksternal (stake holders) dan kepentingan internal (karyawan) yang dimiliki oleh perusahan. Untuk memperoleh kinerja optimal dari keberadaan karyawan dalam perusahaan maka perusahaan perlu menetapkan strategi yang tepat, yaitu dengan memikirkan bagaimana mengelola karyawan agar mau mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.Strategi tersebut hendaknya merupakan strategi yang berorientasi pada tujuan yaitu dengan menyamakan persepsi antara tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dengan tujuan yang ingin dicapai oleh karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut. Kepentingan tujuan perusahaan dan kepentingan tujuan karyawan tidak dapat dipisah-pisahkan karena berada dalam satu kesatuan kebersamaan yang utuh. Namun, acap terjadi kesenjangan (gap) antara tujuan dan harapan karyawan terhadap perusahaan, dengan realitas yang ada. Hal tersebut seringkali menimbulkan masalah-masalah SDM. Adanya masalah-masalah SDM tersebut akan mempengaruhi kinerja karyawan di dalam perusahaan yang bersangkutan. Dalam upaya mencapai effesiensi kerja faktor kehadiran (absensi) karyawan merupakan hal yang cukup penting, apalagi berhubungan dengan produksi, penggajian, prestasi kerja, dll.
Pada alat pencatatan absensi karyawan yang konvensional memerlukan banyak intervensi pegawai bagian administrasi kepegawaian (SDM/ human resources management ) maupun kejujuran karyawan. Hal ini dimungkinkan adanya manipulasi data kehadiran apabila pengawasan yang kontinyu pada proses ini tidak dilakukan semestinya. Dengan sistem absensi berbasis biometriks (sidik jari) proses pengambilan informasi kehadiran karyawan menjadi hampir 100% akurat karena didasarkan sidik jari masing-masing serta proses pencatatan dan pelaporannya menjadi otomatis oleh software khusus. Kesalahan maupun manipulasi catatan dapat dihilangkan karena intervensi pegawai administrasi menjadi minimal.
Informasi yang akurat merefleksikan kondisi yang sebenarnya menjadi landasan untuk pengambilan keputusan serta kebijakan untuk kemajuan suatu instansi/lembaga. Pencatatan absensi karyawan merupakan salah satu faktor penting dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM / human resources management). Informasi yang mendalam dan terperinci mengenai kehadiran seorang karyawan dapat menentukan prestasi kerja seseorang, gaji / upah, produktivitas, atau kemajuan instansi/lembaga secara umum. Pada alat pencatatan absensi karyawan yang konvensional memerlukan banyak intervensi pegawai bagian administrasi SDM maupun kejujuran karyawan yang sedang dicatat kehadirannya. Hal ini sering memberikan peluang adanya manipulasi data kehadiran apabila pengawasan yang kontinyu pada proses ini tidak dilakukan semestinya. Proses pencatatan dan pelaporan kehadiran karyawan merupakan proses yang repetitif (berulang).
Karyawan datang pada waktu tertentu dan mengambil kartu absensi dari rak kartu, kemudian memasukkan kartu tersebut ke dalam mesin pencetak waktu dan tanggal pada kartu tersebut. Selanjutnya menyimpannya kembali dirak kartu. Setiap periode tertentu pegawai administrasi mengambil kartu-kartu absensi tersebut dan mentabulasikan data-data absensi tersebut dalam spreadsheet dikomputer dan menyimpan kembali kartu-kartu tersebut pada rak ditempatnya masing-masing. Prosedur tersebut diulang-ulang terus menerus tanpa banyak perubahan. Pengulangan prosedur pencatatan absensi dan pelaporan pengupahan tersebut sebenarnya sangat cocok untuk menggunakan proses terotomatisasi seluruhnya oleh komputer.
